Sposób zapewnienia ochrony przeciwpożarowej musi być odpowiednio udokumentowany i w prosty sposób przedstawiony ich użytkownikom. Dokumentację taką nazywamy instrukcją bezpieczeństwa pożarowego (IBP).

Poprawnie opracowana instrukcja powinna posiadać opisy sposobów wykonania i zabezpieczenia obiektu oraz terenu do niego przyległego pod kątem ochrony przeciwpożarowej. Powinny być określone również sposoby i zasady właściwego użytkowania budynku oraz wszystkich instalacji i urządzeń znajdujących się w obiekcie. Opisane sposoby i zasady powinny odnosić się zarówno do normalnych warunków pracy, które nie są związane ze zdarzeniami mogącymi bezpośrednio powodować zagrożenia życia lub zdrowia ludzi oraz mienia, jak i warunków wystąpienia bezpośredniego zagrożenia związanego przede wszystkim ze zjawiskiem pożaru.

Podczas opracowywania instrukcji ważne jest, aby osoba opracowująca posługiwała się poprawną i aktualną terminologią, używała poprawnych i aktualnych klasyfikacji, podziałów, symboli. Ważne jest również, aby zachować zgodność zamieszczanych treści z ogólną tematyką poszczególnych części (rozdziałów, podrozdziałów itp.).

Ważną rzeczą do zapamiętania jest informacja, że instrukcja i zawarte w niej treści powinny odnosić się zawsze do konkretnego obiektu i rozwiązań technicznych, organizacyjnych czy formalnoprawnych w nim występujących i przyjętych. Dlatego tworzenie instrukcji bezpieczeństwa pożarowego na zasadzie kopiuj-wklej treści z internetu lub powielania takich samych treści w każdej instrukcji nie powinna mieć miejsca.

Wymagania prawne zawarte są w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. z 2010 r. Nr 109 poz. 719 ze zm.).
§ 6 ust. 6. Instrukcja, o której mowa w ust. 1, może stanowić w obiektach produkcyjnych, magazynowych i inwentarskich część instrukcji technologiczno-ruchowej, a w obiektach znajdujących się na terenach zamkniętych, służących obronności państwa oraz obiektach zlokalizowanych na terenach zakładów karnych i aresztów śledczych część planu ochrony lub działań ratowniczych.

Jakie korzyści niesie ze sobą sporządzenie instrukcji bezpieczeństwa pożarowego:
1. Posłuży jako podstawowe źródło wiedzy z zakresu ochrony przeciwpożarowej, wykorzystywane podczas szkoleń i ćwiczeń.
2. Stanowi podstawowy dokument wymagany przez firmy ubezpieczeniowe podczas ubezpieczania dużych obiektów od zagrożeń pożarowych. Prawidłowo wykonane opracowanie może stanowić podstawę negocjacji kosztów wykupu polisy jak również stanowi ważny element przy ubieganiu się o wypłatę odszkodowania.
3. Informuje użytkowników o stanie bezpieczeństwa obiektu i przyległych terenów oraz pozwala spać spokojnie ze świadomością spełnienia wymaganych prawem obowiązków.
4. Redukuje ryzyko powstania pożaru zwiększając tym samym bezpieczeństwo użytkowników obiektu.

Do zapoznania się z treścią instrukcji bezpieczeństwa pożarowego zobligowani są wszyscy pracownicy, bez względu na to, jakie zajmują stanowisko, a w niektórych obiektach, jeśli określają to odrębne przepisy, każda osoba wchodząca na teren obiektu.
Osoba po zapoznaniu się z Instrukcją Bezpieczeństwa Pożarowego potwierdza ten fakt podpisując stosowne oświadczenie, którego wzór powinien znajdować się w instrukcji. Ponieważ mamy RODO najlepiej, jeśli takie oświadczenia będą zebrane i przechowywane w kadrach lub w folderze z dokumentami związanymi z ochroną przeciwpożarową.